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    【朱健】会管理时间,就不会日理万机

           有些人会被说成是“日理万机”,或是“百忙之中”,其实没有那么夸张。常人一天忙6到8件事,就应该基本到极限了。

          时间管理是一个共性问题,也是每个人职业生涯回避不了的一个重要命题。从方法论的角度,时间管理通常需要把任务分成“重要紧急”、“重要不紧急”、“不重要但紧急”、“既不重要又不紧急”四类,分类指导和安排。

          同一时期有多个频道:编周日程表

          如果你同一周期内有2到3个频道,比如学业、社团、实习、生活等,编制周日程表是一个重要基础。这份周日程表,不仅有每天每个时段的日程安排,表格下还可以列上本周的重要提示。但凡有变化,及时更新周日程安排表,任何时候心中不慌;上班途中、午餐路上,都可以电话联系、短信沟通,充分利用碎片化的时间安排明后几天的行程;到了年底,或有事需要追溯某一天的具体安排,也是有档可查。

           同一节点有多项任务:先易后难

          常会遇到这样的状况:坐在书桌前,感觉同一节点有3-4项工作必须要完成,心里会烦躁,甚至焦虑。逃避不是办法,只能硬着头皮面对。先做完相对容易的事,完成一项小任务,心里头舒缓一点;再调整状态投入另外的任务;一般把最难的、花费时间最长的事放到最后。惰性是我们共同的特点,东敲西打是我们共同的毛病。上上网、拿起手机看看微信,甚至一个小时过去了,还没有进入工作状态!亲,没事的。我有时也会把任务拖过凌晨;然而,凌晨之后、清晨之前能不能把任务完成?这可体现了不同的效率、不同的习惯、不同的水平!每个人都得了解自己,当你把任务拖到“拖无可拖”的时候,多长时间内自个能完成?

          开会不止于参会、听会:热工作也需要冷思考

          但凡遇有开会,这是幸福时光!因为除了当场对会议内容进行必要记录之外,我们可以为明后两天的文稿、会议、活动等思考一下、拉个提纲、做些准备。热工作也需要冷思考!不少人习惯于一头扎进繁忙的事务性工作,忙得不可开交;其实,对后面工作,对面对的一些事情,提前考虑得深入一点,事先规划多一些,或是事后提炼、总结一下,是非常必要的!参加会议的时间,通常是“冷思考”最好的阶段。

          大量碎片化的时间:完成的任务可不零碎

          上午、下午、晚上,这是三个重要的整时间工作段,一般用来安排比较重要的听课、会议、会谈、活动以及写作等。上下班乘坐地铁、班车,午餐前后走路,以及晚上临睡前,这些都是碎片化时间。碎片化时间的有效利用,是应对和完成一周繁重任务不可或缺的支撑。这些碎片化时间,我们可以用来浏览微信等,了解一些新闻时事热点;也可以用来联络安排后面几天的事项;至少还可以听听音乐舒缓一下,把意境从现实中解脱出来。自从有了讯飞语记,散步一个多小时,我们都可以同步完成一篇完整的发言或文章(那篇《每一次发言,都是派发一次“工作名片”》,就是在苏州参加䇹政年会,晚上十一点出去散步,同步就完成了初稿)。

          必要的装备和技术:高效率的有效支撑

          围绕几个条线同时部署和完成工作,必要的装备和技术手段不可少。(以下不是广告)。首推是讯飞语记。边走边说,一般1000到2000字的文章,一个小时之内说完,后续改几遍基本可以成稿。其次是华为手机加4G。总体感觉,用华为手机处理邮件、处理信息、处理微信迅捷得多。第三是笔记本电脑加无线网卡。能随时把握间隙修改个PPT、会议报告,并及时交稿或发给会议主办方。

          不以牺牲健康为代价:永远不能心力憔悴

          上午两个会,中午工作餐,下午连轴转两个会;如果天天如此,身体肯定吃不消。所以中午打个盹(5到10分钟);或是利用坐车时间打瞌睡,都是必要的。任何时候都不能以亚健康或者持续透支为代价,来完成手头的工作!选择忙碌、选择充实,这应该是发自内心的选择;那是因为我们年轻,学到的、积淀的都是自己的,别人抢不走,要不走!如果你内心不愿意,却又无法回避忙碌的状况;你可能需要调整自己的状态、岗位,甚至职业生涯。任何时候,劳力可以,万不可劳心!“心力憔悴”,也许就该问问自己,是否已经忘了初心。

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